Voor een school gerelateerde opdracht volgde ik de cursus ‘Oulook: Efficient email management‘ op linkedin learning. In deze blog vertel ik u wat meer over wat ik heb opgestoken van deze cursus.
Outlook, enkel e-mails?
Iedereen kent het, gebruikt het of heeft er zeker al van gehoord. Outlook, de gerenommeerde mailbox, kan je vanzelfsprekend gebruiken voor het versturen van e-mails. Naast dit heeft de bekende mailbox nog tal van andere functies. Je kan onder andere een online agenda raadplegen, bestanden delen in de cloud zodat ontvangers altijd de nieuwste versie hebben en verschillende mailboxen organiseren voor je onderneming.
Naast je persoonlijke mailbox kan je outlook ook voor je onderneming inschakelen. Zo plan je makkelijk afspraken in, kan je meerdere mailboxen beheren, staan al je contactpersonen op dezelfde plek en is je mailbox altijd veilig dankzij hun online security. Zeker een aanrader!
E-mails managen
Wil jij graag je mailboxen efficiënt beheren? Lees dan zeker onderstaande dos en don’ts
Mailboxen beheren:
- Geen tijd voor grapjes. Wanneer familie of vrienden je zakelijke mailbox overrompelen met ‘grappige’ mailtjes. Verzoek deze dan vriendelijk hiermee te stoppen om chaos te vermijden.
- Gebruik de ‘2 mintuten regel’. Wanneer je mailtjes ontvangt die niet langer dan 2 regels vragen om te antwoorden, parkeer deze dan in een apparte map. Maak dan later tijd vrij om deze op een vast tijdstip snel te beantwoorden.
- Spam en niet relevante mails gaan de vuilbak in. Wees niet te streng op het bewaren van e-mails. Meer dan de helft is niet belangrijk genoeg. Maak af en toe tijd om je mailbox te filteren om chaos te vermijden.
- Manage e-mails via je website. Denk bijvoorbeeld aan een FAQ lijst. Door deze informatie aan je klanten ter beschikking te stellen kan je vragen beantwoorden zonder in direct contact te moeten gaan met de klant. Met andere woorden, zorg voor een proactieve strategie op je website en je vermijd daarmee een heleboel onnodig werk.
- Vaste tijdstippen. Zorg voor vaste tijdstippen om je mailbox te checken. Op die manier wordt je niet van je werk afgeleid voor zaken die later opgelost kunnen worden. Neem op een vast tijdstip de tijd om e-mails te beantwoorden. Zo kan je gefocust te werk wanneer het er echt toe doet.